會議團該應該如何操作_酒店會議團隊操作流程
(發布時間：2020年02月21日 信息發布：重慶中國青年旅行社 游客/發表人：夏天的雨)
在各個行業的職場人士應該都參加過各種大大小小的會議，不管是聽課式的，座談式的，旅游式的，培訓式的，都會經經歷過。每一場會議效果有好有壞，每一場會議也能帶來相應的收益。那么，會議團該應該如何操作呢？酒店會議團隊操作流程有哪些呢？隨小編一起來了解一下吧！
一、捕捉會議信息
會議信息的捕捉非常重要，什么時候有會議？什么性質的會議？什么時候開？除非作為政府性會議的指定酒店，其他的情況都需要我們的會議銷售人員去捕捉。一個好的會議銷售人員應該具備“狗仔隊”（注：非貶義）的嗅覺和執著的精神，并且在經常開會的單位和公司潛伏的有“無間道”。會議信息渠道暢通這樣才能第一時間獲得會議信息。
二、跟蹤相關人員
會議信息落實后要緊盯會議的具體負責人。只要酒店的條件具備會議的要求，就要采取多種方法和技巧拿下會議落地權。這個階段一定要有耐心并表現出足夠的誠意和接待會議的能力，不能被會議負責人三言兩語給打發走了，要有“死纏爛打”不達到目的不罷休的精神。
三、洽談會議細節
一旦會議達成意向，就要詳談會議細節，為整理會議召開的合同做準備。會議時間、性質、名稱、參與人、人數、各類房間數量、就餐標準、就餐形式、餐飲禁忌、水果、鮮花、條幅、POP指示牌、會議室擺設、收費標準、結賬方式、回款日期等等要做好記錄，不得馬虎。
會議團
四、簽署會議合同
各類會議接待細節洽談完畢后，要盡快整理出書面合同，審核無誤后、報批簽署。并立即準備合同給客人確認簽署；同時把會議的日期記錄在“會議預訂登記表”中，及發訂房單到前臺接待鎖定房間量；跟辦會議團隊的責任銷售員在和客人確認所有相關細節后，即時將所有信息制作一份“會議/宴會活動通知單”，經銷售經理簽署后發到相關部門；會議簽單負責人的簽名樣式應及時復印給前廳部、餐飲部和財務部（飯店各服務營業點須持有此簽名樣式附件以便客人簽單核對）。
五、會前準備工作
這個環節很重要，會前準備工作做好了，基本上會議就成功了一半。大型接待及VIP會議團隊到達前一天，總經理或營銷總監負責主持有關此次會議接待的協調會議，邀請各相關部門參加會議，明確工作和責任；必要時可以邀請客人一起參加并介紹各部門負責人給客人認識，以便于更好的溝通合作，并視情況在飯店宴請此負責人。我想在此對準備工作的一些具體要求再做一些贅述：
1、硬件設施運行正常。會前一定要對設備設施進行排查試運轉，發現問題及時修復和整改。電梯、鍋爐、空調、各類電器、燈光、音響設施等要逐一排查。
2、團隊協作配合高效。俗話說“養兵千日、用兵一時”。接待大會時員工之間、崗位之間、部門之間通力協作，無論客人提出多高的要求，員工們都能臨陣不亂，胸有成竹，頂得住一時超負荷的工作量，經得住隨機應變的考驗甚至一時的饑渴，在忘我的工作中，不忘急酒店之所急，急客人之所急，發揮酒店整體戰斗力的作用。
3、工作時間靈活變通。會議型酒店與其他類型酒店相比，在客流均衡度上有著明顯的弊端：忙起來時，所有員工都得加班加點，甚至夜以繼日；閑起來前臺服務員按部就班、出勤不出工，幾乎都處于候客狀態。為了科學合理地使用人員，并使酒店經營盡可能處于相對的平衡狀態，會議型酒店在人員配置上不必采取滿編制，可適當利用學生這樣的臨時工。可按天計薪，這樣就降低了酒店人力資源成本。
4、樹立首接負責制權威。會議接待采取“誰洽談誰負責到底”的首接負責制原則，會議的一般決策權歸會議負責人，由他說了算。會前主動與客戶溝通聯系，盡早確切了解會議的大體規格和總體要求。對缺乏辦會經驗的客戶，會議負責人要酌情精心設計幾套方案，包括會場、用餐、議程編排等，供客戶參考選用。各部門要積極配合相應該會議負責人的安排，在具體會議上他可以是“酒店總經理”。
六、會中服務落實
各部門在會中服務時，應確立“零差錯”的目標，一定要在細節上狠下工夫，瑣碎的事不能怕麻煩，要從方便客人著想，做細做透。部門內各級管理人員對下屬的工作督查要得力、層層把關、精益求精。時刻關注客人的合理需求。
七、會中意見征詢
會議期間，各部門要積極爭取客人對會議接待的意見和建議。客人的變更需求和意見要及時反饋到有關部門。任何部門在獲取信息后都必須密切配合，設法在第一時間內解決問題或改進不足，直至客人滿意為止。會中做亡羊補牢，總勝過事后諸葛亮。
八、突發事件處理
為了提高客人的滿意度會議負責人員必須24小時手機開通，保持與客人熱線聯系，遇到突發事件要第一時間去積極處理，并且能調動協調各部門積極配合，整體作戰，并上報總經理知曉。
九、會后總結備案
每個會議結束后，有關會議團隊帳務問題，負責此次會議團隊的銷售人員有責任協助前廳和財務核對帳項（會議團隊結束離店前一天進行核對帳務，有必要時，應每天核對）和追收賬款；會議負責人并要主動征求客人的意見，并把會中的意見進行梳理，匯總后分析存在不足的原因，以便日后糾正預防。如有典型的案例，一定要整理成書面文字，作為備案參考。每一次會議的成功接待都是酒店的一筆寶貴財富。
十、定期交流回訪
會議團隊結束后，負責此次會議團隊的銷售人員應給會議組織單位或人發一封感謝信；平時要定期利用各類通訊設施發出問候，比如：電話，短信，QQ等。尤其是在逢年過節時更要記得，必要時要贈送禮物。爭取把每一次“頭回客”都變成“回頭客”。
以上就是小編帶來的會議團隊操作流程，酒店會議做好并不難，堅持酒店會議十大攻略，你一定會有所斬獲的！
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